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当前位置:主页 > 营销管理 > 这样开服装店最赚钱 > 第 9 章 手把手教你管理服装店的财务
第4节 服装店会计工作的内容与技巧
四、服装店会计工作的内容与技巧
会计账簿常用技巧
会计账簿又称账册,是由具有一定格式的账页组合成的册子,用来全面、系统、连续、分类地记录经济业务。
服装店通过会计凭证的填制和审核,可将每日发生的经济业务记录和反映在会计凭证上。但会计凭证数量多、资料分散,每张凭证不能记载个别的经济业务,所提供的资料是零散的。服装店为了全面、系统、连续地反映自身的经济活动和财务收支情况,需要把会计凭证所记载的大量分散的资料加以分类、整理,这一任务是通过设置和登记会计账簿来实现的。
服装店通过账簿记录,既能对经济活动进行序时核算,又能进行分类核算;既可提供各项总括的核算资料,又可提供明细核算资料。这样,服装店就可全面、系统地记录和反映服装店的资产、负债,服装店店主权益的增减变动情况和资金运动的过程及其成果。
会计账簿记录是编制会计报表的依据,科学地设置和准确地登记账簿,对保证会计报表的准确性和编报工作的及时性有着十分重要的意义。合理地设置和登记账簿,能系统地记录和提供服装店经济活动的各种数据。设置和登记会计账簿是会计工作的重要环节,它对加强经济核算、改善和提高经营管理方面的作用,主要表现在三个方面:
(1)通过设置和登记账簿,可以系统地归纳和积累会计核算资料,为改善服装店经营管理、合理使用资金提供资料。通过账簿的序时核算和分类核算,把服装店经营活动情况,收入的构成和支出情况,财物的购置、使用、保管情况,全面、系统地反映出来,用于监督计划、预算的执行情况和资金的合理有效使用,促使服装店改善经营管理。
(2)通过设置和登记账簿,可以为计算财务成果编制会计报表提供依据。根据账簿记录的费用、成本的收入、成果资料,可以计算一定时期的财务成果,检查费用、成本、利润计划的完成情况。经核对无误的账簿资料,及其加工的数据为编制会计报表提供总括和具体的资料,是编制会计报表的主要依据。
(3)通过设置和登记账簿,利用账簿的核算资料,为开展财务分析和会计检查提供依据。通过对账簿资料的检查、分析,可以了解服装店贯彻有关方针、政策、制度的情况,可以考核各项计划的完成情况。另外,对资金使用是否合理、费用开支是否符合标准,经济效益有无提高,利润的形成与分配是否符合规定等作出分析、评价,从而找出差距,挖掘潜力,提出改进措施。
会计账簿的常见种类
会计账簿的种类多种多样,为了更好地了解和正确地运用账簿通常按外表形式和用途的不同进行分类。
1.按账簿外表形式分类
账簿按外表形式的不同可分为订本账、活页账和卡片账三种。
(1)订本账。订本账是在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿。订本账一般用于现金日记账、银行日记账和总分类账。
(2)活页账。活页账是记账页装订在账本内,可以随时增添或取出账页的账簿。采用活页账,平时应按账页顺序编号,并在会计期末装订成册。装订完毕后,应按实际账页数顺序编号,并加目录。这种账簿主要用于一般的明细分类账。
(3)卡片账。卡片账是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的账簿。这种账一般用卡片箱装置,可以随取随放,它实际上也是一种活页账。卡片账除具有一般活页账的优缺点外,它不需要每年更换,可以跨年度使用。“固定资产明细账”、“低值易耗品明细账”一般采用这种形式。
2.按账簿用途分类
账簿按用途不同可以分为三大类:日记账、分类账和备查簿。
(1)日记账。日记账又称序时账,是按经济业务发生和完成时间的先后顺序进行登记的账簿。它逐日按照记账凭证逐笔进行登记。在早期,日记账也称分录簿,把每天发生的经济业务,全部按时间顺序逐笔登记,这种日记账也叫普通日记账。由于登记普通日记账要花费大量的时间和精力,而且查阅也不方便,以后逐渐被各种特种日记账所代替。特种日记账是将发生频繁、需要经常查核、性质相同的经济业务,按时间顺序逐笔登记的日记账。如对现金收付业务设置现金日记账;对银行存款收付业务设置银行存款日记账,用以加强对资金的监督和控制。
(2)分类账。分类账是按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿。按概括程度的不同,分为总分类账和明细分类账。总分类账是按总分类账户开设,用以分类反映和监督各项资产、负债,所有者权益、费用、成本和收入、成果等总括核算资料的账簿。明细分类账是按明细分类账户开设,用来提供明细核算资料的账簿。
(3)备查簿。备查簿也称辅助账,是对在序时账和分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项。备查簿只是对账簿记录的一种补充,它与其他账簿之间不存在严密的依存关系。
会计账簿的登记规则
服装店会计账簿的登记一般有以下规则:
(1)为了保证账簿记录的准确性,必须根据审核无误的会计凭证,及时地登记各种账簿。登记账簿时,应将会计凭证的日期、编号、摘要、金额等逐项登记入账,做到数据准确、摘要简明清楚、登记及时。
(2)账簿登记完毕,应在“过账”栏内注明账簿的页数或作出“√”符号,表示已登记入账,以免重登、漏登,也便于查阅、核对,并在记账凭证上签名或盖章。
(3)为了使账簿记录清晰,防止涂改,记账时必须用蓝、黑钢笔或规定使用的圆珠笔书写,不能使用铅笔或不合规定的圆珠笔记账,红色墨水只能在结账划线、改错和冲账时使用。
(4)各种账簿必须事先编写页码,逐页、逐行顺序连续登记,不得隔页、跳行,如不慎发生此种情况,应在空页或空行处用红色墨水对角划线注销,并注明“作废”字样,同时由经手人员盖章。对各种账簿的账页不得任意抽换和撕毁,以防舞弊。
(5)“摘要”栏内的说明,应简明扼要,文字要规范,“金额”栏的数字应与账页上标明的位数对准,各账户结出余额后,应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”。没有余额的账户在“借”或“贷”栏内写“平”字,在“余额”栏内写“0”。
(6)每一账页登记完毕,应在账页的最末一行加计本页发生额及余额,并在摘要栏内注明“过次页”,同时在新账页的首行记入上页加计的发生额和余额,并在摘要栏内注明“承前页”,以便对账和结账。

  (7)账簿记录发生错误时,不得刮、擦、挖、补,随意涂改或更改字迹,应根据错误的情况,按规定的方法进行更正。
服装店财务记账方法与技巧
1.服装店分类记账方法
清晰的分类账是一般服装店必须要做的。只记流水账,无法显示实际的盈亏。只有切实记账,才能真正掌握经营状况。清晰的分类账是一般的服装店必须要做的。分类记账可视为服装店财务管理的开始,有效运用账目的三个步骤是:记录、分类、比较分析。记录是将每天的收支状况详细记载;但依时间逐笔记录的账还需依照不同用途分门别类,因此必须进行分类,将原始的流水账整理为各种分类明细账;记录分类后,再依账目比较分析营业状况,适时调整。
2.服装店更改错账的技巧
由于记账差错的具体情况不同,更正错误的方法也不同,服装店一般常用的更正错误方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。
(1)划线更正法。记账凭证正确,在记账或结账过程中发现账簿记录中文字或数字有错误,应采用划线更正法。更正时,先在错误的文字或数字上划一红线注销,并使原来的字迹仍能辨认,然后在红线上方空白处用蓝字填上正确的文字或数字,并在更正处由记账人员盖章。对错误的数字一定要用红线全部划去,不能只改个别数字。如凭证中的文字或数字发生错误,在尚未登账前,也可用这种方法更正。
(2)红字更正法。红字更正法也叫赤字冲账法或红笔更正法。这种方法适用于记账凭证上的应记科目和金额发生错误,并已登记入账。上述发生的错误不论是结账前,还是结账后,无论是金额错误,还是分录错误,都可采用此方法更正。更正时,先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证,并在摘要中写明“更正第×号凭证错误”,并用红字金额登记入账,冲销原有的错误记录;然后,再用蓝字重填一张正确的记账凭证,登记入账。另外,有时在记账后发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错,只是所填金额大于应填金额,可将多填的金额部分,填制一张红字金额记账凭证,在“金额”栏中填列多计的数额,在“摘要”栏内注明“冲转第×号凭证多计数”并据以入账,以冲销原来多计的金额。
(3)补充登记法。补充登记法适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确,但所填的金额小于正确金额的情况。对于这种错误,可以采用红字更正法,也可采用补充登记法。采用补充登记法时,将少填的金额(即正确金额与错误金额之间的差额)用蓝字填制一张记账凭证,在摘要栏注明“补记第×号凭证少计数”并据以登记入账,这样便将少记的金额补充登记入账了。在用红字更正法和补充登记更正错误时,在更正错误的记账凭证上,应注明被更正的记账凭证的日期和编号,以便核对查考。
服装店的对账方法
服装店财务管理中,为了保证账簿记录的真实可靠,对账簿和账户所记录的有关数据加以检查和核对,这种核对工作,叫对账。账簿记录的准确与真实可靠,不仅取决于账簿的本身,还涉及账簿与凭证的关系、账簿记录与实际情况是否相符的问题等。所以,对账应包括账簿与凭证的核对,账簿与账簿的核对、账簿与实物的核对、账簿与款项的核对。这种核对要建立定期的对账制度,在结账前和结账过程中,把账簿记录的数字核对清楚,做到账证相符、账账相符、账物相符和账款相符。
1.账证核对
将账簿记录与会计凭证相核对,这是保证账账相符、账实相符的基础。账证核对工作,平常是通过编制凭证和记账中的“复核”环节进行的,在结账时,对主要内容有疑问之处,应进行重点查明与核对。
2.账账核对
指各种账簿之间有关数字应核对相符,主要有:总分类账中,全部账户的借方余额合计数应同贷方余额合计数相符;总分类账中,“现金”、“银行存款”账户的余额数应同相对应的日记账余额数核对相符;总分类账中,各账户的月末余额,与所属明细分类账户月末余额之和核对相符。以上各种账簿的核对,可以直接进行,对内容较多的可以通过编表进行核对。
3.账物核对
指有关财产物资明细账的结存量应定期同实存量核对相符。
4.账款相符
指各种货币资金和结算款项的账面余额与实存数核对相符。主要包括:现金日记账的账面余额应同现金的实际库存数每日核对相符;银行存款日记账的账面余额应同银行对账单核对相符,每月至少核对一次;各种应收、应付款项等明细类账户的余额,应定期与有关单位或个人核对相符;已上交的税金及其他预交款应按规定时间与有关监管部门核对相符。
上述账目核对工作中,结算款项一般是利用对账单的形式进行核对,各种财产物一般是通过财产清查来进行核对。
服装店如何做结账工作
服装店为了总结某一会计期间(如月度和年度)的经营活动情况需定期进行结账。结账就是把一定时期内发生的经济业务在全部登记入账的基础上,将各种账簿记录结出“本期发生额”和“期末余额”,从而根据账簿记录,编制会计报表。服装店结账的具体做法是:
(1)在结账前,应先检查本期所发生的各类经济业务是否都已填制会计凭证,登记入账。对已经发生的债权、债务、所有者权益、费用、已实现的收入、已查明的财产物资的盘盈、盘亏等都应在结账前全部登记入账。
(2)按会计制度规定和成本计算要求结转各收入、成本账户和费用。成本账户,计算本期的营业成本,并确定本期的财务成果。
(3)结算本年利润。
(4)经过上述账务处理后,分别给出各种日记账、总分类账、明细分类账的本期发生额和期末余额,并按规定在账簿上做出结账的手续。
服装店收银员工作要求
服装店收银的相关人员有收银主管、收银员、会计以及店长。他们在收银时分别负责以下内容:
1.服装店收银员业务负责内容
(1)服装店本月每日收银人员排班表。第一,应预先安排每月(次月)的每日排班表,并张贴让收银员方便查询,且交给会计了解人力运用情况,可方便统计人事出勤。
第二,收银员明确知道轮班日,可事先排假或预留弹性予主管人力部门调度,如有变更情况发生时,要尽快通知各部修正收银员排班表。服装店促销活动期间,为快速收银及减少错误发生,应由收银作业较熟练者当班。第三,根据服装店的经营时间及时段来客数,调整交接班次数与交换班时间。而每个收银员的收银绩效统计,也是收银管理的必要事项,可适时提出协助或发现作业缺失问题。
(2)负责收银人员教育训练。第一,教育训练应含工作内容及职权范围、作业流程、交班及结账方式、工作职权内容及注意事项,且应书面化。第二,结账时需要填写管理报表。
(3)门市各收银设备使用方位及相关注意事项教育训练收银主管同时应负责实务操作的教育训练事宜,以增强收银员的临场处理能力。
2.收银员的收银业务负责内容
(1)需有正确的收银销售登记处理。收银员应接受正确处理收银工作教育训练,并通过测试,才可上收银柜台。
(2)现金、礼券、信用卡等收接处理。
(3)打烊后需负责账务结算、收银报表的填写,当日当班的收银员应确实缴回报表、签单、礼券、收银实际总额等。
3.会计人员的收银业务负责内容
营业中点收大钞、兑换零用金、开立销售小票,是联营店的需转账目至总公司,若店中未设立此职位,也可由收银主管或店长负责。
4.店长负责内容
店长以销售及提升业绩达成营业目标为头等任务,也是店员与经营者的沟通桥梁。一般小型服装店的经营者即为该店的店长。
服装店收银工作流程
服装店店内的一日收银作业流程,约可分为三个阶段:开店前、营业中和打烊后。
服装店可依下列“日程作业表”,确实执行各注意事项,让收银员减低出错几率,并且在新成员进来时不至于因旧人带新人而杂乱无章,更可大幅降低发生延误或错误时服装店可能造成的损失。
以下是服装店收银日程作业表实例,具体如下:开店前(上午9:00)收银作业准备:
(1)零用金、收银钥匙、清账价卷准备。
(2)收银机操作确认,收银员报到。
(3)信用卡刷卡机开设及签单准备。
(4)确认发票装置正确及号码正确,是否需领发票备用。
(5)包装提袋准备,置于收银台。
营业中(上午10:00~晚上9:00)收银作业:
(1)依商品种类、数量、金额登记于收银机。
(2)收受销售金额总类并分类设置。
(3)零用金兑换手续。
(4)部分缴纳准备及缴交会计。
(5)交班列单收银员报表,将所有收受的金额按种类缴回。
(6)收银员交接班。
打烊后(晚上9:00)收银作业:
(1)收银结账,列单报表。
(2)信用卡刷卡机结账,与收单银行清算。
(3)现金及其他凭证锁入保险箱。
(4)收银设备关机。
服装店收银系统作业内容
服装店的收银系统最好采用自我报账,以免滥收金额被占为己有。自我报账意思为收银员必须先点收柜内现金及各项凭证,将其输入收银系统后,才可列印结账报表。收银系统与信用卡刷卡机的结账,大约区分为以下几个内容:
1.零用金的精算和缴交
在打烊后清点出上机台前领取的零用金数额,收回零用金时应尽量留零钱,且将正确的张数、枚数及金额,填在零用金传票上,以备翌日收银员开店时使用。待收银主管或店长复点一次,双方核对无误后,才可将零用金放入“零用金袋”内,收银员与主管封口盖印缴回。
2.各项传票及收银凭证的整理
(1)将营业中所作废的发票与取消传票订在一起,在收银主管认证核对后由收银系统取消记录。若不使用“取消传票”,可由主管直接在发票上认证。
(2)将营业中所有的销售传票、退货传票、取消传票、收银日报表、收银机结账报表、定金传票、零用金兑换传票、作废的统一发票、部分缴款传票等放入“传票袋”中,缴回会计或店长。
(3)礼券依价格分开整理出来,支票也使用橡皮圈等夹好,信用卡结账报表放入“收银凭证袋”。
3.收银机、信用卡刷卡机列印结账单
(1)收银系统列印查账、结账报表。“查账”一般可随时印出,可即时查询该台收银销售资料或在营业终止前作自我报账参考。为使收银结账顺利,结账时应先列印查账表为备份。“结账”,收银系统一般都设定只可列印一次,所以结账时最好先印有一份查账报表,结账报表需会同所有交易凭证一同缴回。
(2)营业中途用完一卷发票时,应先处理结账列印报表,重新安装下一卷发票,设定发票字之后开始收银。
(3)刷卡机印表机列印依卡别不同的结账表,当用信用卡交易时,必须用卡明细单做结账,若营业中也需先结账,才能接受下一笔信用卡刷卡。
服装店收银工作的注意事项
1.服装店现金收取时应注意以下事项
(1)所有收银台,一律以新人民币入账,收款员不得私自收取兑换任何外币。
(2)钞票必须公开清点,发现纸钞质感不佳或色泽不佳的需提出。
(3)注意破损缺角或已被冲洗过的钞票,需辨识,谨防伪钞。
2.服装店信用卡收取时应注意以下事项
(1)信用卡签账单、手刷签单或由终端机列印时,应检查卡号、有效期限、消费金额及副联完全正确后,才能交顾客签名,以防没有银行申请款项。
(2)使用手刷式信用卡签账单应注意信用卡类别,填写时更应注意消费日期、金额、授权密码是否正确,并注意签账单副联是否有复写。
(3)签账单转交顾客签字完成后,才可将卡归还顾客,避免顾客看着卡背面依样签名。
(4)顾客签名后应仔细核对字迹是否与卡片上的签名相符。
(5)留意顾客卡片背面的签名是否有涂改、重贴,正面日期是否过期,卡号是否整齐排列。
(6)当顾客退货时,若原是使用信用卡交易,退货处理也请用信用卡终端机处理退款。
(7)当信用卡中心回传的讯息为问题卡、遗失卡时,勿大声喧哗,请顾客到一旁,处理方式为:第一,以委婉的语气向持卡人说明原因,不要态度不佳,因为也可能信用卡中心误判。第二,商品未付款完成前,仍需交还顾客信用卡。第三,收银员当场可表达愿向信用卡中心查询或提供电话协助查询。第四,若为假卡,应尽可能留下此人,等信用卡中心派人来。
3.服装店收银作业支票收取时应注意以下事项
(1)支票所开的日期应为即期支票。
(2)检查银行账号、金额是否有涂改或误写等。
(3)支票上若有抬头,需写本店抬头,其他抬头均不接受。
(4)支票必须按规定书写,印章必须清晰。
(5)为防空头支票诈骗,收取支票后一般不能立即发货,应该等钱款划入本店后,才能让顾客提货。
4.服装店收银作业收取礼券时有以下注意事项礼券分商品礼券和现金礼券,发行礼券时应明定收受规范,让销售人员可判别收受原则,建议服装店礼券收取时考虑以下几点:
(1)内部控制。礼券销售时需以相关印章为有效。
(2)盖印方式。钢印或橡皮章。
(3)顾客持礼券消费时,是否开立发票?是否找零?发售礼券时,若已开立发票且为销货收入,则顾客消费时,不出具发票;发售礼券时,若已开立发票为预收收入,则顾客消费时应出具发票;消费金额低于商品礼券面额,不找零,若是现金礼券则找零。
(4)礼券被使用后,收银员应立即在正面盖“作废”章,以防盗用或遗失;使用收银机也可将礼券做条码管理,可防止重复使用。
5.服装店促销特卖时期收款应注意以下事项促销活动期间不论为当季主打服装新上市还是促销活动期间,服装店应尽可能预先告知,让收银员及店员了解价格的变动或赠品活动,预先熟悉促销特卖活动期价格、折扣、赠品的改变情况,以减少收款时的失误或对顾客失礼。收银作业者,可事前将商品售价档更新,以减少收银时的失误或对顾客的失礼。在顾客增多时,收银作业者应该冷静处事,避免忙乱出错。